Het kantoor is een ontmoetingsplek geworden. Steeds meer werknemers hebben daarom behoefte aan een uitnodigende omgeving en verschillende (vergader)ruimtes om face-to-face de samenwerking te verbeteren. Het faciliteren van deze ruimtes in kantoren helpt bedrijven niet alleen bij vergaderingen, maar ook om hun werknemers comfortabel te laten voelen, hun motivatie en productiviteit te verhogen en zelfs innovatie te bevorderen. In dit artikel kijken we naar de verschillende opties en voordelen van vergader- en samenwerkingsruimtes. Ook bespreken we de groeiende vraag naar geavanceerde reserveringssystemen voor vergaderruimtes en hoe deze bijdragen aan efficiëntie.
De samenwerking tussen werknemers, het gevoel erbij te horen, de teamgeest en het welzijn zijn de belangrijkste redenen waarom werknemers terugkeren naar kantoor. Hybride werken blijft, maar tijdens de gedwongen periode van werken op afstand gaven de meeste werknemers aan dat ze een gebrek hadden aan persoonlijke communicatie en dat ze zich niet meer verbonden voelden met hun team(s). Het kantoor heeft daarom een nieuwe functie als ontmoetingsplek gekregen en hier wordt volop samengewerkt en vergaderd. Om dat optimaal te kunnen faciliteren is het belangrijk om hiervoor genoeg ruimte beschikbaar te maken, maar ook om te weten welke verschillende ruimtes er nodig zijn.
Meeting pods en vergadercabines
Hoewel de meeste kantoren open zijn om de samenwerking tussen werknemers te bevorderen, geven werknemers soms toch de voorkeur aan afstand of privacy. Sommige taken vragen om een rustige en aparte ruimte, zoals één-op-één vergaderingen. Vergaderpods of -cabines voldoen aan deze behoefte en zijn geluidsdichte, flexibele privéruimtes die variëren in grootte. Ze zijn uitstekend om te concentreren en waardevol voor privégesprekken of videoconferenties. Ze zijn flexibel, gemakkelijk te installeren en goedkoper dan kantoorhokjes.
Brainstormzone en informele vergaderruimtes
Brainstormzones zijn perfect om creatieve ideeën aan te wakkeren en samenwerking met collega's aan te moedigen in een informele omgeving. Ze bieden een niet-monotone en creatieve omgeving waar briljante ideeën kunnen ontstaan en werknemers kunnen ontspannen tijdens vergaderingen. Optioneel zijn hierin extra voorzieningen zoals een kantoorbibliotheek, comfortabele stoelen, een koffiestation, een snackbar of een tafelvoetbaltafel. Brainstormzones en recreatieruimtes op kantoor versterken over het algemeen het gemeenschapsgevoel en de teamgeest, verminderen stress en kunnen dienen als recreatieruimte of juist als plek waar werknemers zich kunnen concentreren en rustig kunnen (blijven) werken.
Formele vergaderruimtes
Formele vergaderruimtes zijn traditionele vergaderruimtes die het hart van het bedrijfskantoor vormen, waar strategische beslissingen worden genomen en klanten worden uitgenodigd. De vergaderruimtes zijn meestal ruim om flexibiliteit te garanderen en zijn ontworpen met het oog op privacy en gericht op professionaliteit en toegankelijkheid. Ze bieden extra voorzieningen zoals beeldschermen, projectoren en andere technische apparatuur voor presentaties en vergemakkelijken de samenwerking tussen werknemers of klanten.
Een reserveringssysteem helpt bij het beheren van werkplekken en samenwerkingsruimtes
Een reserveringssysteem voor vergaderzalen en werkplekken is een innovatieve oplossing om al deze samenwerkingsruimtes te managen. Je kunt eenvoudig online reserveren door de beschikbaarheid van de vergaderruimte te controleren, deze vast te zetten of vrij te geven uit de agenda. Met het reserveringssysteem kun je de beschikbare vergaderruimte vinden op je mobiele app, het dashboard van je website of je Outlook- of Google-account. De vraag naar boekingssystemen voor vergaderruimtes stijgt vanwege het gebruiksgemak en de mogelijkheid om bedrijfskosten en -middelen te optimaliseren. De voordelen hieronder nog even op een rij.
Display en real-time beschikbaarheid
Met behulp van bezettingssensoren voor vergaderruimtes kun je vergaderruimtes volledig benutten. De sensoren zullen de ruimte automatisch reserveren als iemand besluit om even binnen te wippen voor een snelle ad-hocvergadering, maar ook wordt de ruimte automatisch vrijgeven als niemand komt opdagen voor de geboekte vergadering.
Analyse voor optimaal ruimtegebruik
Een van de belangrijkste voordelen van software voor het boeken van vergaderruimtes is de analyse van het ruimtegebruik en de waardevolle inzichten die dit geeft. Door de data te analyseren kun je informatie verzamelen over welke kantoorruimte het meest en minst worden gebruikt, de beschikbaarheid en het aantal vergaderdeelnemers. Zo kan er een strategie worden bepaald voor de indeling van ruimte en bijhorende kantoorkosten.
Gebruiksgemak en integratie
De implementatie van een reserveringssysteem voor vergaderruimtes is bedoeld om processen en de werkervaring van alle werknemers te vereenvoudigen en verbeteren. Door de integratie met andere software, zoals kalenderprogramma's, Google en Outlook wordt de productiviteit verhoogt en meer efficiëntie behaald.
De voordelen van samenwerkingsruimtes
De meeste bedrijven streven naar het bouwen van hechte, resultaatgerichte teams waarin werknemers hun mening uiten, inzichten delen en creativiteit brengen. Samenwerkingsruimtes zoals vergaderpods, brainstormzones en vergaderzalen, bevorderen productiviteit, motivatie, creativiteit en verbondenheid. Deze gezamenlijke werkplekken zijn doelbewust divers - collega's van verschillende afdelingen met verschillende kennis en taken kunnen hier samenwerken, wat leidt tot zowel persoonlijke als professionele ontwikkeling en een hechte werkcultuur. Het vooraf kunnen reserveren van deze ruimtes biedt werknemers de kans georganiseerd te blijven en stressvrije, productieve werkdagen te ervaren.
Heb jij al een reserveringssysteem voor al je vergader- en samenwerkingsruimtes?
Comments